Het is niet zomaar toegestaan om als werkgever in de zakelijke e-mailbox van een ex-werknemer te kijken. De privacy van werknemers, ook na hun vertrek, is in Nederland goed beschermd.
Hier zijn de belangrijkste overwegingen:
- Privacy: Werknemers hebben recht op privacy, ook in hun zakelijke communicatie. Dit recht geldt ook na beëindiging van het dienstverband.
- Toestemming: In principe heb je toestemming van de ex-werknemer nodig om in de mailbox te kijken. Zonder die toestemming is het vaak niet toegestaan.
- Noodzaak: Als er een legitieme reden is om in de mailbox te kijken (bijvoorbeeld om cruciale bedrijfsinformatie veilig te stellen, afspraken met klanten na te komen, of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen), dan moet dit op een zo min mogelijk ingrijpende manier gebeuren. Dit betekent dat je alleen de specifieke e-mails of informatie bekijkt die noodzakelijk is.
- Protocol: Het is aan te raden om een protocol te hebben voor het omgaan met e-mailboxen van vertrokken werknemers. Hierin staat dan beschreven hoe hiermee wordt omgegaan en onder welke voorwaarden toegang kan worden verkregen. Ideaal is dat de werknemer bij indiensttreding al op de hoogte is van dit protocol.
- Doorgeleidingsplicht: Vaak is een betere oplossing om de ex-werknemer te vragen e-mails door te sturen of een auto-reply in te stellen die aangeeft wie contactpersoon is.
Wat kun je wel doen?
- Vraag toestemming: De meest veilige optie is om de ex-werknemer te vragen of je toegang mag krijgen tot specifieke e-mails of de gehele mailbox.
- Stel een auto-reply in: Laat de ex-werknemer een automatisch antwoord instellen met daarin de contactgegevens van de nieuwe contactpersoon.
- Wijs een nieuwe contactpersoon aan: Communiceer naar relaties dat er een nieuwe contactpersoon is voor bepaalde zaken.
- Maak duidelijke afspraken bij vertrek: Zorg dat bij het einde van het dienstverband duidelijke afspraken worden gemaakt over de afhandeling van de mailbox.
Als je echt noodzakelijke bedrijfsinformatie mist en de ex-werknemer niet bereikbaar is of geen toestemming geeft, is het verstandig om juridisch advies in te winnen voordat je actie onderneemt. Het ongeoorloofd inzien van e-mails kan leiden tot boetes of andere juridische consequenties.